Hyvän kirjastotietojärjestelmän lähteillä
Tässä artikkelissa käydään läpi kirjastotietojärjestelmien keskeisiä ominaisuuksia, kehitystä ja liityntöjä muihin järjestelmiin. Ulkoiset tietolähteet, parametrointijärjestelmät ja tilannekuvajärjestelmät ovat esimerkkejä näistä muista järjestelmistä, joihin voidaan liittää kirjastotietojärjestelmiä.
Yleistä kirjastotietojärjestelmistä
Kirjastotietojärjestelmän perimmäinen tarkoitus on toimia tietolähteenä, jonka myötä organisaation paras tietämys tarkasteltavasta kokonaisuudesta saavutetaan hyvin määritellyn rajapinnan kautta. Järjestelmän on voitava tarjota työkalut ja prosessit tiedon kehittämistä, tarkentamista, jalostamista ja analysointia varten. Tämän lisäksi, järjestelmän on kyettävä tukemaan ja mahdollistamaan tiedon tuominen ja vieminen ulkoisien järjestelmien välillä.
Yksiselitteisyys ja turvallisuus ovat keskeisessä asemassa kirjastotietojärjestelmässä. Näin ollen tietojen ylläpidosta, eli muun muassa lisäämisestä, muokkaamisesta, poistamisesta, liittämisestä ja viennistä on jäätävä merkintä kirjanpitoon, ja toimintojen on oltava vain määriteltyjen käyttäjien saatavilla. Kirjastotietojärjestelmän sisäinen tietoturvallisuus on ehdoton perusedellytys järjestelmän toiminnalle riippumatta siitä, millaista tietoa järjestelmään on tallennettu.
Kirjastotietojärjestelmään tallennettu tieto on tyypillisesti heterogeenistä. Mahdollinen parametritieto kuten, alustan tutkan käyttämien moodien parametrit, on hierarkkista ja puumaista tietoa. Kuvattavaan järjestelmään liittyvä tieto voi puolestaan olla esimerkiksi kuvia, dokumentteja, videoita ja muuta rakenteetonta tietoa.
Tiedon monimuotoisuus tuo haasteen tietovarastoratkaisun valinnalle, siellä erityyppiset ratkaisut soveltuvat usein hyvin ainoastaan tiettyyn tarkoitukseen. Klassisia esimerkkejä tästä ovat SQL-tietokanta rakenteiselle tiedolle ja massamuisti liitetiedostoille. Tietovarastoa suunnitellessa onkin otettava huomioon järjestelmän käyttötarpeet ja yleisimmät käyttötapaukset.Hyviä esimerkkejä ratkaisuun vaikuttavista käyttötapauksista ovat tiedostaminen siitä, onko pääosassa tiedonmuokkaus vai järjestelmään tehtyjen hakujen määrä. Käyttötarpeiden ja käyttötapauksien ohella tietomassojen koko ja muoto sekä saavutettavuuden vaatimukset vaikuttavat usein ratkaisuun.
Tiedon vienti ja tuonti sekä liitynnät
Kirjastotietojärjestelmän käyttökohteet ovat moninaisia ja se soveltuu hyvin myös ulkoisen järjestelmän taustatietojärjestelmäksi. Esimerkiksi tuntemattoman kohteen tunnistamisessa ja mahdollisessa yksilöimisessä tarvittava tieto voidaan saada ulkoisen järjestelmän käyttöön kirjastotietojärjestelmästä lukuisilla erilaisilla tavoilla.
Liityntä järjestelmien välillä voi olla tosiaikainen, esimerkiksi hyvin määritelty tietojärjestelmärajapinta, tai tietojen vientiin ja johonkin järjestelmän näkökulmasta yhteydettömään siirtovälineeseen, kuten siirrettävään massamuistiin, sähköpostiin tai levyjakoon, perustuva. Tällöin lähdejärjestelmästä viedään tieto kontrolloidusti halutussa muodossa. Tietoa on mahdollista viedä myös kohdejärjestelmäkohtaisessa muodossa. Järjestelmien yhteistoiminnan ja yhteismitallisuuden näkökulmasta on tärkeää, että tieto säilytetään kirjastotietojärjestelmässä riittävän yleisessä ja normalisoidussa muodossa, joka sallii muunnokset toisistaan poikkeavien kohdejärjestelmien formaatteihin.
Tiedon vieminen ja tuominen edellyttävät tarkkaa kontrollointia, jonka lisäksi tehdyistä toimenpiteistä on ylläpidettävä luotettavaa kirjanpitoa. Tietojen vientiin vaikuttavat rajoitteet voivat perustua esimerkiksi seuraaviin seikkoihin: mille organisaatiolle tietovienti on tarkoitettu, millaista tietoa organisaatiolla on käytössään ja mikä on organisaation tiedonkäsittelykyky tai -luokitus. Tämän ohella esimerkiksi tiedon aiottu hyödyntämistapa vaikuttaa myös osaltaan tiedon vientiin. Tietoa vietäessä onkin myös kiinnitettävä huomioita tiedon eheyteen itse siirron aikana. Tiedon tuominen edellyttää kykyä hallita muutoksia lähdetiedon ja muualla muokatun tiedon välillä. Tämän ohella tiedon tuomisessa on myös kiinnitettävä huomiota mahdolliseen uuteen tietoon ja sen tuomiseen järjestelmään. Tiedon lähde ja luotettavuus ovat myös tärkeitä tekijöitä tiedonviennissä. Sujuva tiedonvaihto eri tietojärjestelmien välillä helpottaa käyttäjien käyttökokemusta merkittävästi.
Hakutoiminnot
Tehokkaat ja kattavat hakutoiminnot ovat olennainen osa kirjastotietojärjestelmiä. Käyttötarkoitustaan palvelevat hakutoiminnot mukautuvat sekä järjestelmän käyttäjäroolien tarpeisiin että koko järjestelmän erilaisiin käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi kirjastotietojärjestelmä, jota käytetään kohdejärjestelmän parametroinnin taustajärjestelmänä, asettaa hakutoiminnoille erilaiset tarpeet kuin kalustorekisterikäytössä oleva kirjastotietojärjestelmä. Useimmiten parametrointityötä tekevä käyttäjä haluaa suorittaa hakuja hyvin teknisen tason tiedon, kuten signaaliparametrin perusteella. Kalustorekisterin käyttäjää sen sijaan todennäköisesti kiinnostaa varsin eritasoinen tieto. Näiden erilaisten toiveiden ja käyttötapojen yhteensovittaminen voi olla vaikeaa kirjastotietojärjestelmän suunnittelun kannalta.
Parametri- ja tekstipohjaisten hakujen tueksi järjestelmä voi tukea tiedonhakua muun muassa liitteiden, maantieteellisin rajauksin tai esimerkiksi tietoalkioiden välisten suhteiden tai aikamääreiden avulla. Tämä kaikki olisi voitava saavuttaa ilman, että käyttäjä hukkuu silkkaan hakutulosten määrään. Käyttäjän on myös ymmärrettävä, miksi tulosjoukko on sellainen kuin se on, sekä kaikkein tärkeimpänä, löydettävä haluamansa tieto helposti. Osaan edellä kuvatuista hakutoimintojen vaatimuksesta on saatavilla teknisiä ratkaisuita, osa taas täytyy ratkaista kohdejärjestelmän tasalla. Hyviä referenssejä hakutoiminnoista on saatavilla avoimista lähteistä. Niiden rakentaminen kohdejärjestelmään on tosin asia erikseen.
Laadunhallinta - QA
Kirjastotietojärjestelmä sisältää tyypillisesti eri elinkaaren vaiheessa olevaa tietoa. Tieto voi olla todennettua, vakiintunutta ja sellaisenaan liittyvissä järjestelmissä käytettävissä olevaa. Tieto voi olla myös tuoretta, jalostamatonta ja vielä epävarmaa, jolloin sen hyödyntäminen muissa järjestelmissä ei ole suositeltavaa - paitsi erityisellä päätöksellä. Asianmukainen kirjastotietojärjestelmä hallitsee eri kypsyysvaiheessa olevan tiedon säilytyksen ja merkitsemisen sekä tarjoaa soveltuvat työkalut ja prosessit tiedon jalostamista ja validoidun tiedon merkitsemistä varten. Liittyvissä tietojärjestelmissä lähtökotaisesti kannattaisi käyttää ainoastaan validoitua tietoa. Rajaus koskee näin ollen sekä tietojärjestelmärajapintoja että tiedon vientiä järjestelmästä. Tyypillisesti tiedon validoimisen prosessiin osallistuu lukuisia eri rooleja eri tahoilta. Tästä johtuen kirjastotietojärjestelmän oikeuksien- ja roolien hallinnan on oltava muokattavissa niin, että asiakasorganisaation laatimat prosessit on mahdollista toteuttaa järjestelmän tasalla. Näin järjestelmän käyttöönotto sujuu saumattomammin, sillä tyypillisesti prosessien muokkaus on helpompaa ja nopeampaa toteuttaa järjestelmän kuin organisaation tasalla.
Kattavan kirjastotietojärjestelmän edut
Combitech SAINT on oiva esimerkki käyttäjäläheisesti rakennetusta kirjastotietojärjestelmästä, joka tarjoaa käyttöönottonsa myötä käyttäjäorganisaatiolleen laajan kirjon erilaisia etuja.
Yhtenäisen kirjastotietojärjestelmän avulla tietoja voidaan ylläpitää ja hallinnoida yhdestä järjestelmästä käsin. Kirjastotietojärjestelmä voidaan integroida muihin järjestelmiin, jonka lisäksi se mahdollistaa myös tietojen muunnokset formaatista toiseen kohdejärjestelmän tarpeiden mukaisesti. Sen sijaan, että tiedot olisivat hajanaisesti eri tietomalleja käyttävissä kirjastotietojärjestelmissä, Combitech SAINT:n avulla tiedot ovat normalisoidussa muodossa yhdessä järjestelmässä.
Selainpohjainen käyttöliittymä takaa intuitiivisen käyttäjäkokemuksen sekä edistää Combitech SAINT:n sujuvaa käyttöönottoa, sillä asiakkaiden ei tarvitse itse tehdä muita asennuksia. Jokaista käyttötarkoitusta palveleva kirjastietojärjestelmän toteutus varmistetaan räätälöimällä tietomallit ja prosessit asiakkaan tarpeiden mukaisesti.
Combitech on kotimainen kumppani kirjastotietojärjestelmiin liittyvissä neuvotteluissa ja määrittelyissä.
